Nous recherchons pour un CDD 38h d'une durée de 6 mois notre prochain assistant administratif formation H/F. 

Rattaché.e hiérarchiquement à la Responsable Administrative Formation, vous serez en relation fonctionnelle avec les responsables projets formation, la chargée de formation Domitys campus, la responsable pédagogique, les formateurs internes et externes, le service comptabilité, les différentes entités du Groupe, les apprenants, les organismes financeurs.

Vos missions :

- Participation à la construction du plan de développement des compétences :

• Participation à la campagne de recensement des besoins en formation.
• Participation ponctuelle à la recherche, sélection de nouveaux prestataires formation selon les besoins.

- Suivi du plan de développement des compétences :

• Appui à la planification et gestion logistique des sessions de formation : suivi des inscriptions et des annulations des participants, suivi des convocations et autres documents utiles.
• Lancement des sessions de formations sur l’outil interne de gestion de la formation.
• Suivi administratif et financier des dossiers de formation
• Réception et contrôle des documents : conventions, contrats, émargements, attestations, factures, évaluations … / Traitement des anomalies éventuelles / Relances éventuelles
• Saisie des bons de commandes et gestion de la réconciliation des factures
• Saisie des éventuelles demandes de prise en charge auprès des OPCO.
• Traitement/Emission des documents prévus : attestations, titres selon les formations suivies …

• Saisie SIRH et autres outils de gestion internes selon les procédures Groupe et/ou procédures formations en vigueur.
• Support aux résidences sur la mise en œuvre de certaines formations.
• Actualisation du « catalogue » de formation.

- Accueil et information des différents interlocuteurs du service formation :

• Accueil des stagiaires sur le site de Domitys campus.
• Traitement des éventuelles difficultés rencontrées par les stagiaires.
• Gestion de la relation avec les fournisseurs, prestataires, partenaires, autres services internes Groupe, clients internes Groupe.
• Diffusion et transmission des informations auprès des interlocuteurs internes ou externes concernant les formations ou l’établissement de DOMITYS Campus.

- Participation aux projets du service formation :

• Participation aux réunions/ateliers de travail définis

Prérequis :

Savoirs techniques et théoriques :

·       Maîtrise des logiciels bureautiques courants (pack office : Word, Excel et power point),

·       Gestion administrative/Traçabilité est reporting

·       Gestion des priorités

·       Maîtrise des outils informatiques métiers

Savoir-faire :

·       Accueillir, informer et réaliser le suivi de différents interlocuteurs (clients, apprenants, organismes financeurs, fournisseurs, entreprises)

·       Organiser son activité et coordonner des informations liées aux prestations de formation

·       Traiter les aléas et les situations difficiles

-       Traiter les informations permettant le suivi administratif des prestations de formation

Savoir-être :

·       Adaptabilité

·       Discrétion et confidentialité

·       Esprit d'équipe

·       Réactivité

Avantages :

• 10€ de tickets restaurant/jour
• CSE attractif
• 18 RTT

La force de notre collectif s'appuie sur chaque collaborateur et leur singularité ! C'est pourquoi, dans le cadre de notre politique diversité et inclusion, nos métiers sont ouverts à tous, dans le respect des principes d'équité et d’égalité.

Cette opportunité correspond à vos aspirations professionnelles ? N’attendez plus, envoyez-nous votre candidature dès aujourd’hui. Nous sommes impatients de faire votre connaissance !